SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT PADA BADAN PENJAMIN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS RESPATI YOGYAKARTA

Abstract

Badan Penjamin Mutu Akademik Universitas Respati Yogyakarta  merupakan salah satu badan yang bertugas melakukan pengawasan dan pengendalian jaminan mutu dari perguruan tinggi. Kegiatan di dalam organisasi intitusi sendiri tidak terlepas dari kebutuhan arsip/dokumen. Dokumen menjadi salah satu faktor penting dalam mengukur tingkat pencapaian kegiatan yang terorganisasi. Pentingnya sebuah informasi yang terkandung dalam dokumen dapat dijadikan acuan dalam pengambilan keputusan, penyusunan kebijakan, perencanaan, regulasi, monitoring atau memantau capaian kegiatan dan mengevaluasi kegiatan. Namun dalam pengelolaan dokumen masih ditemukan beberapa permasalahan, yaitu: seringnya kehilangan arsip/dokumen, kesulitan dalam proses pencarian arsip/dokumen, arsip/dokumen tersimpan dengan tidak teratur dan masih pada unit-unit yang terdapat dalam organisasi intitusi,berakibat pada terlambat dalam pembuatan laporan, membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian arsip/dokumen, membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan arsip dan dokumen.

Berdasarkan perkembangan teknologi digitalisasi dokumen dan layanan internet yang sudah ada di perguruan tinggi maka penelitian ini bertujuan untuk merancang bangun sistem pengelolaan dokumen elektronik pada perguruan tinggi. Sistem dikembangkan dengan perangkat lunak pengembangan yaitu:PHP, Drupal 7.20 dan Database Management System MySQL.

Hasil dari penelitian diharapkan membantu perguruan tinggi dalam pengelolaan dokumen yang lebih baik dengan adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik, mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik dengan akses melalui internet, efesiensi dalam penyediaan sarana dan prasarana dalam pentimpanan dokumen.

Kata Kunci : Dokumen, Dokumen elekronik, Pengelolaan Dokumen Elektronik