PEMANFAATAN PAPERLESS OFFICE SYSTEM DALAM E-GOVERNMENT STUDI KASUS KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Abstract

Intisari
Dalam lampiran Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia disebutkan bahwa untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien maka diperlukan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan. Penggunaan teknologi informasi tersebut dapat menghemat sumber daya seperti tenaga, kertas, waktu, dan biaya karena mengurangi jumlah naskah dinas yang harus dicetak.
Seperti halnya kantor pemerintahan di Indonesia, hingga tahun 2012 Biro Kepegawaian Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia (Kemdikbud) sebagian besar masih menggunakan sistem administrasi perkantoran manual. Sistem ini membutuhkan persediaan alat tulis kantor yang cukup banyak, terutama penggunaan kertas. Sistem ini juga membutuhkan waktu dan tenaga dalam proses pendistribusian dokumen. Masalah lainnya dalam sistem manual adalah penyimpanan dan pencarian dokumen. Penyimpanan dokumen membutuhkan banyak ruangan di kantor yang menjadikan ruangan kantor menjadi semakin sempit dan berantakan. Dalam hal pencarian dokumen pun, akan semakin sulit apabila dokumen tersebut tidak disimpan dengan teratur.Selain itu sistem ini juga rawan terhadap perbuatan yang mengarah kepada Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme dengan tidak ada transparasi dalam pemrosesan sebuah berkas atau dokumen penting lainnya.
Pemanfaatan paperless office system di lingkungan Biro Kepegawaian Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia adalah salah satu cara untuk mendukung E-Government. Paperless office system sebagai upaya menggantikan dokumen dalam bentuk kertas yang ada di perkantoran tradisional dengan dokumen dalam format elektronik seperti doc, pdf, dan sebagainya terbukti dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensiensi di lingkungan pemerintahan.
Kata kunci: E-Government, Paperless Office System, Sistem Informasi.